תכנון אירוע הוא לרוב משימה מרתיעה, והידיעה באילו צעדים לנקוט קודם יכולה להיות מבלבלת. לפניכם מדריך שימושי שיעזור לכם לנווט בתהליך המאתגר של ארגון אירוע.
תקציב וגיוס כספים
התקציב הוא השלב הראשון בתכנון האירוע שלכם. זוהי תוכנית פיננסית המתארת את כל העלויות של האירוע שלך וכיצד אתה מתכנן לשלם עבורן. תקציב טוב יעזור לכם לזהות אילו מרכיבים חיוניים לחזון שלכם, כמו גם הוצאות שעלולות להיות יקרות מדי או מיותרות.
תקציב יכול להיות מאיים בהתחלה, אבל ברגע שאתה נכנס לתנופה של דברים זה יהפוך לטבע שני! הנה כמה טיפים ליצירת תקציב יעיל: הקדישו זמן מוקדם בתהליך התכנון, כך שיהיה לכם זמן לאסוף את כל המידע הדרוש לפני שתסיים כל דבר אחר (זה כולל קבלת הצעות מחיר מספקים) , כלול את כל העלויות הקבועות כגון דמי השכרת מקום ושירותי קייטרינג , שימו לב לכל הוצאות נוספות שעשויות שלא להיכלל בנתונים אלה (למשל, חומרים שיווקיים כמו עלונים או גלויות)
מקום
המיקום הוא המרכיב הראשון בתכנון האירוע, וחשוב לעשות זאת נכון. המיקום צריך להיות נוח למשתתפים, אבל לא רחוק מדי – אתה לא רוצה שהאורחים שלך נוסעים שעות רק כדי להגיע לשם! זה צריך להיות נגיש גם בתחבורה ציבורית במידת האפשר (וקל מספיק עבורם למצוא).
אם אתם עורכים אירוע אישי כמו כנס או סמינר, ודא שיש מספיק מקום לכל המשתתפים כדי שיוכלו לנוע בחופשיות בהפסקות בין מפגשים. זה יעזור לשמור על אנשים מעורבים במקום להרגיש צפוף או צפוף באזור אחד בלבד.
התקציב משחק כאן חלק גדול: אל תבחרו מקום שעולה יותר ממה שאתם יכולים להרשות לעצמכם רק בגלל שהוא נראה מדהים על הנייר. תצטרך לשקול איזה סוג של שירותים זמינים בכל מיקום; לחלקם אולי יש אפשרויות קייטרינג טובות יותר מאחרים – או שאולי מקומות מסוימים מאפשרים צריכת אלכוהול בעוד שאחרים אוסרים זאת לחלוטין בשל מדיניותם או השתייכותם הדתית? גורמים אלה יכולים להשפיע על כמה כסף מושקע על אוכל בלבד!
לוֹגִיסטִיקָה
לוגיסטיקה היא תהליך של תיאום כל המרכיבים הנכנסים לאירוע שלך. חשוב שתהיה לך תוכנית, כי דברים יכולים להיות די כאוטיים אם אין לך כזו. לדוגמה, אם אתה הולך לאכול אוכל באירוע שלך, מישהו צריך לתאם עם ספקים כדי שהם ידעו באיזו שעה הם צריכים להגיע לאתר עם הציוד והאספקה שלו. מישהו אחר צריך לארגן הסעות עבור אותם ספקים; אחרת הם עלולים להופיע מאוחר או לא בכלל! הלוגיסטיקה כוללת גם תכנון של אמצעי אבטחה (כמו שכירת מאבטחים), וכן פרטים לוגיסטיים נוספים כמו תיאום מתנדבים ווידוא שיהיו מספיק כסאות לכל מי שיופיע באירוע שלכם.
שיווק וקידום מכירות
שיווק וקידום הם המרכיב החשוב ביותר בתכנון האירוע. למעשה, זה צריך להתחיל לפני שהאירוע שלך מתקיים. אתה יכול לעשות זאת בדרכים רבות: מדיה חברתית, פרסום וקמפיינים בדוא"ל הם רק כמה דוגמאות למה שאתה יכול להשתמש כדי לשווק את האירועים הקרובים שלך.
הַרשָׁמָה
ההרשמה היא השלב הראשון בתכנון האירוע, והוא גם אחד החשובים ביותר. ההרשמה מאפשרת לך לקבל את כל המידע והתשלום של המשתתפים שלך, מה שמקל על כל המעורבים. ישנם מספר סוגים שונים של מערכות רישום (כגון מקוונות או באתר), אך כל מה שתבחר אמור להיות קל לשימוש עבור המשתתפים ומועיל למארגנים.
היתרונות של רישום מקוון כוללים:
פחות זמן מושקע באיסוף מידע מהמשתתפים , זמן עיבוד מהיר יותר מכיוון שניתן לבצע הזנת נתונים מרחוק במקום שכל אדם ימלא טופס בדלפק אירועים , דיוק טוב יותר באיסוף מידע על המשתתפים מכיוון שיש פחות הזדמנויות לטעויות בהזנת נתונים למחשבים במקום טפסים בכתב יד
טכנולוגיה ותשתיות
טכנולוגיה ותשתיות הן עמוד השדרה של אירוע. הטכנולוגיה כוללת גישה לאינטרנט אלחוטי, שקעי חשמל, ציוד אודיו/ויזואלי ושירותים טכנולוגיים אחרים. תשתית מתייחסת למקומות חניה או מבנים אחרים התומכים בחוויית האורחים שלך במקום שלך.
כמו בכל דבר אחר בתכנון אירועים, לעיתים קרובות מתעלמים מהטכנולוגיה והתשתיות אך הן חיוניות לאירוע מוצלח. חיבור WiFi גרוע יכול להיות מתסכל מאוד עבור המשתתפים שלך – ואם אין מספיק שקעי חשמל עבור המכשירים של כולם (או אם שקעים אלה לא עובדים), זה ישפיע על היכולת שלהם לנצל את התוכניות שיש לך מתוכנן עבורם בפגישה או בכנס שלך!
7 האלמנטים של תכנון אירועים הם תקציב, מיקום, לוגיסטיקה, שיווק, רישום, טכנולוגיה ותשתיות
תקציב וגיוס כספים: כדי לתכנן אירוע מוצלח, אתה צריך לדעת כמה זה ישתתף . זה המקום שבו התקציב שלך נכנס לתמונה. תקציב עוזר לך להישאר בתוך האמצעים הכספיים שלך ונותן לך הבנה ברורה מהן העלויות עבור כל היבט של האירוע – אוכל, קישוטים ועוד – כך שלא יהיו הפתעות הדרך.
מיקום: מאיפה אנשים יגיעו? כמה רחוק כל אחד צריך לנסוע או לנסוע בתחבורה ציבורית? האם יש מספיק חניה במקום הזה (ואם לא, כמה זה עולה)? האם יש מלונות סמוכים המציעים תעריפים מוזלים לאורחים השוהים לילה במהלך או אחרי האירוע שלכם; אם כן, כמה חדרים יש להם פנויים במחירים האלה? על כל השאלות הללו יש לענות לפני שבוחרים היכן בדיוק האירוע שלכם יתקיים, כי ברגע שניתנה תשובה אז כל השאר מתפקד סביבו".
לפרטים נוספים : ארבל הפקות